Управление мероприятиями — это широкие возможности в сфере бизнеса по управлению процессами для организации различных корпоративных мероприятий на базе гостиниц, деловых центров, центров дополнительного образования и баз отдыха.

Корпоративные мероприятия можно разделить на деловые – это обучающие семинары, конгрессы, презентации), развлекательные, имеющие информативный характер (презентации, конкурсы, день рождения компании) и досуговые − ориентированные на общение и развлечение. Для их организации необходимо эффективно взаимодействовать с Заказчиком, а также автоматизировать управление и контроль за внутренними бизнес-процессами на различных этапах работ, от приема заявки до завершения мероприятия.

Видео с презентацией решения

Решение предлагает:

1. Личный кабинет Клиента для подачи заявки на проведение мероприятия, где представлены следующие возможности:

· Заполнить сведения о планируемом мероприятии;

· выбрать помещения и/или уличные локации для проведения мероприятия;

· изучить и выбрать варианты проживания, питания, заказать трансфер гостей мероприятия;

· заказать услуги по подготовке и сопровождению мероприятия из каталога услуг;

· сформировать списки дополнительного технического оснащения;

· ознакомиться и сформировать программу дополнительных активностей в рамках основной программы мероприятия;

· ознакомиться с предложениями спикеров и модераторов, ведущих или зарегистрировать своих.

2. Личный кабинет Подрядчика для взаимодействия по задачам оказания услуг под мероприятие и отчетах об этапах выполнения работ:

· информация о мероприятии;

· получение заявок с описанием технического задания;

· формирование отчета по проекту на основании технического задания;

· запуск процесса согласования этапов и приемки работ.

3. Коллекции с услугами и возможными опциями на базе площадки для проведения мероприятий.

Решение позволяет пользователям формировать и актуализировать коллекции предлагаемых сервисов по разным направлениям (помещения и локации, размещение гостей, программы активностей, трансфер, варианты технического оснащения, спикеры, ведущие, модераторы, исполнители и др.). А Клиенту возможность ознакомиться и выбрать интересующие опции в личном кабинете при формировании заявки на мероприятие.

4. Календари для визуальной оценки загруженности площадки:

· календарь мероприятий;

· календарь бронирования помещений, локаций.

5. Бизнес-процессы

Набор бизнес-процессов для управления, обработки и контроля процессов от получения заявки до окончания мероприятия.

Заявка, сформированная Клиентом, проходит этап модерации и расходится задачами ответственным сотрудникам для обеспечения планируемого мероприятия всем необходимым в соответствии с заявленным набором опций:

· Бронирование конференц-залов, переговорных и локаций;

· Бронирование номеров для проживающих;

· Организация питания на мероприятии;

· Организация трансфера гостей и организаторов;

· Задачи на подготовительные работы и услуги сопровождения.

6. Интеграция с системами автоматизированного управления в гостиницах, отелях, на объектах санаторно-курортного типа, в домах отдыха для бронирования и проверки свободных мест.

Управление мероприятиями

Описание

Управление мероприятиями